Rechtskonforme Rechnungsstellung im E-Commerce

Stand Oktober 2025 - Lesezeit: 7 Minuten

Bei falscher Rechnungsstellung drohen E-Commerce-Händlern Probleme mit dem Finanzamt. Zum Beispiel müssen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Steuernummer oder Umsatzsteuerausweis stets korrekt ausgewiesen sein. Bei internationalen Verkäufen sind zudem unterschiedliche Umsatzsteuersätze und das OSS-Verfahren zu beachten. Bei Drittländern kommen Nachweispflichten hinzu. Wer über Plattformen wie Amazon oder eBay verkauft, muss zusätzlich Rechnungen automatisiert und fristgerecht bereitstellen, um Sperrungen zu vermeiden.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die E-Commerce-Händler die Rechnungsstellung rechtskonform und effizient angehen.

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Patrick Frobeen
Geschäftsführer & Steuerberater

Seit 2012 ist Patrick Geschäftsführer der steueragenten.de-Gruppe und leitet den Bereich E-Commerce. Er und sein Team beraten zahlreiche national und EU-weit agierende Onlinehändler in allen steuerrelevanten Fragestellungen.

Inhalt

Bedeutung der korrekten Rechnungsstellung im E-Commerce
Rechtlicher Rahmen: Wann müssen E-Commerce-Händler Rechnungen ausstellen?
Welche Daten muss eine E-Commerce-Rechnung enthalten?
Was sind Sonderfälle und zusätzliche Anforderungen an die Rechnungserstellung im E-Commerce?
Welche Anforderungen gelten für die elektronische Rechnungsstellung im Onlinehandel?
Was sind typische Fehler bei der Rechnungsstellung im E-Commerce?
Tools und Automatisierung: So behalten Sie den Überblick
Fazit: Rechtssichere Rechnungen sind ein Muss im E-Commerce
FAQ: häufig gestellte Fragen zur Rechnungsstellung im E-Commerce

1. Bedeutung der korrekten Rechnungsstellung im E-Commerce

Jede Abweichung von einer ordnungsmäßigen Rechnung hat steuerliche Folgen für Ihr E-Commerce-Unternehmen. Käufer benötigen eine korrekte Rechnung, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können. Sie selbst müssen mit jeder ausgestellten Rechnung Ihre steuerlichen Pflichten erfüllen, etwa im Hinblick auf die Umsatzsteuer.

Im E-Commerce stößt die Rechnungserstellung schnell an Grenzen:

Viele Bestellungen pro Tag: Ein Tippfehler bei der Rechnungsnummer oder beim Steuersatz kann sich tausendfach wiederholen und verursacht enormen Nachbearbeitungsaufwand.
Verkäufe ins Ausland: Während für Kunden in Frankreich der lokale Umsatzsteuersatz gilt, müssen Bestellungen aus der Schweiz als steuerfreie Ausfuhrlieferung mit entsprechendem Nachweis verbucht werden. Dazu kommt das OSS-Verfahren für EU-weite Verkäufe.
Marktplatzgeschäft: Bei Amazon FBA kann im Einzelfall Amazon selbst als Lieferschuldner gelten, während eBay oder Etsy verlangen, dass Rechnungen sofort und automatisiert bereitgestellt werden.

2. Rechtlicher Rahmen: Wann müssen E-Commerce-Händler Rechnungen ausstellen?

In Deutschland sind Sie als Unternehmer verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn Sie

eine Lieferung oder sonstige Leistung an ein anderes Unternehmen (B2B) erbringen,
oder eine Leistung an eine juristische Person des öffentlichen Rechts ausführen.

Für Verkäufe an Privatkunden (B2C) besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Rechnungsstellung. Ausnahmen gelten zum Beispiel bei

innergemeinschaftlichen Lieferungen innerhalb der EU,
elektronischen Dienstleistungen an Verbraucher in der EU (zum Beispiel Downloads, Streaming).

Im E-Commerce ist es dennoch üblich, auch Privatkunden eine Rechnung bereitzustellen. Das stärkt Transparenz und erfüllt die Erwartungen der Käufer.

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3. Welche Daten muss eine E-Commerce-Rechnung enthalten?

Damit Ihre Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen folgende Angaben zwingend enthalten sein (vgl. § 14 Abs. 4 UStG):

✅ Vollständiger Name und Anschrift

Gilt für Rechnungsersteller und -empfänger.
Achtung: Eine bloße E-Mail-Adresse reicht nicht aus.

✅ Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Als Unternehmer müssen Sie entweder Ihre Steuernummer oder Ihre Umsatzsteuer-ID angeben.
Bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU ist die Umsatzsteuer-ID zwingend erforderlich.

✅ Ausstellungsdatum der Rechnung

Das ist das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen (nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum).

✅ Fortlaufende Rechnungsnummer

Jede Rechnung muss eine eindeutige und einmalige Rechnungsnummer enthalten.

✅ Leistungsbeschreibung

Was wurde verkauft? Wann wurde die Leistung erbracht?
Hier reicht keine bloße Produktnummer. Der Inhalt muss nachvollziehbar beschrieben sein.

✅ Netto-Betrag (Entgelt)

Der Betrag ohne Umsatzsteuer.

✅ Anzuwendender Umsatzsteuersatz sowie ausgewiesene Umsatzsteuer

In Deutschland in der Regel 19 % oder 7 %.
Bei steuerfreien Umsätzen: Hinweis auf Steuerbefreiung mit Angabe der Rechtsgrundlage.

✅ Bruttobetrag

Summe aus Netto-Betrag und Umsatzsteuer.

Checkliste: Welche Angaben dürfen auf Ihrer Rechnung im E-Commerce nicht fehlen?

Vollständiger Name und Adresse beider Parteien
Steuernummer oder USt-ID
Ausstellungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungsdatum
Genaue Leistungsbeschreibung
Nettobetrag
Umsatzsteuersatz und -betrag
Bruttobetrag
Hinweis auf Steuerfreiheit oder Reverse-Charge (falls zutreffend)
Versandkosten und Zusatzleistungen (separat ausgewiesen)

4. Was sind Sonderfälle und zusätzliche Anforderungen an die Rechnungserstellung im E-Commerce?

Neben den allgemeinen Pflichtangaben gibt es im E-Commerce zahlreiche Sonderfälle, bei denen besondere Vorgaben für die Rechnungserstellung gelten.

Versandkosten und Nebenleistungen

Versand- und Verpackungskosten müssen auf der Rechnung inklusive Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen werden.

Marktplatzverkäufe

Beim Verkauf über Plattformen wie Amazon, eBay oder Etsy gelten die gleichen Rechnungsstellungspflichten wie im eigenen Shop. Wichtig ist die Klärung, wer als Leistungserbringer auftritt: Bei Amazon FBA (Fulfillment by Amazon) kann unter bestimmten Umständen Amazon selbst als Lieferschuldner gelten.

Digitale Produkte und Downloads

Für elektronische Dienstleistungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern gilt das sogenannte OSS-Verfahren (One-Stop-Shop).

Die Umsatzbesteuerung richtet sich nach Ort des Verbrauchs und Kundenstandort.
Achten Sie auf die speziellen Regelungen zur Umsatzsteuerpflicht im jeweiligen Land.

Auslandsgeschäfte

Bei Auslandsgeschäften sind ferner folgende Aspekte in Bezug auf Rechnungen zu berücksichtigen.

Innergemeinschaftliche Lieferungen (B2B innerhalb der EU): Umsatzsteuerfrei bei gültiger USt-ID beider Seiten. Hinweis auf Steuerfreiheit gemäß § 4 Nr. 1b UStG i. V. m. § 6a UStG ist erforderlich.
Drittland-Export (z. B. Schweiz, USA): Umsatzsteuerfrei bei Nachweis der Ausfuhr. Rechnung muss ebenfalls einen Hinweis auf Steuerbefreiung enthalten.
Reverse-Charge-Verfahren: Bei bestimmten Leistungen an ausländische Unternehmen schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer. Entsprechender Hinweis ist Pflicht: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ nach § 13b UStG.

Kleinbetragsrechnungen und Sonderregelungen

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto (inkl. Umsatzsteuer) gelten vereinfachte Anforderungen gemäß § 33 UStDV. Das bedeutet: Es müssen nicht alle Angaben einer regulären Rechnung enthalten sein, sondern lediglich die folgenden Pflichtangaben.

Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen:

Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
Ausstellungsdatum
Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Tipp: Kleinbetragsrechnungen sind im B2C-E-Commerce (z. B. bei typischen Käufen unter 250 Euro) häufig – dennoch sollten Sie prüfen, ob sich durch automatisierte Tools auch vollständige Rechnungen sinnvoll erstellen lassen.

5. Welche Anforderungen gelten für die elektronische Rechnungsstellung im Onlinehandel?

Im E-Commerce werden Rechnungen häufig digital erstellt und versendet. Die elektronische Rechnungsstellung ist grundsätzlich zulässig, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Echtheit der Herkunft (zum Beispiel durch Signatur, innerbetriebliches Kontrollverfahren)
Unversehrtheit des Inhalts
Lesbarkeit der Rechnung

Seit 2011 ist keine qualifizierte elektronische Signatur mehr nötig. Eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail reicht aus. Dennoch sollten Sie Prozesse zur Prüfung und Archivierung definieren.

Wichtig: Elektronische Rechnungen müssen von Unternehmen 10 Jahre lang revisionssicher aufbewahrt werden. Grundlage dafür ist die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).

E-Rechnungspflicht ab Januar 2025

Seit Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich. Das betrifft auch Online-Händler, sobald sie an Geschäftskunden verkaufen. B2B-Umsätze im Onlineshop müssen Sie demnach als strukturierte elektronische Rechnungen im XML-Format wie XRechnung oder ZUGFeRD-Format empfangen und verarbeiten können.

Ab 2027 sind Sie verpflichtet, ihre Rechnungen im B2B-Bereich ausschließlich elektronisch zu erstellen und zu versenden.

6. Was sind typische Fehler bei der Rechnungsstellung im E-Commerce?

Folgende Fehler treten besonders häufig auf und sollten dringend vermieden werden:

Fehler im Rechnungswesen von E-Commerce-Händlern	Risiken
Fehlende USt-ID bei innergemeinschaftlichen Lieferungen	Verlust der Steuerfreiheit
Keine oder doppelte Rechnungsnummern	Beanstandung durch Finanzamt
Falscher oder fehlender Steuersatz	Falsche Besteuerung und Nachzahlungen
Keine Leistungsbeschreibung	Ablehnung durch Kundschaft oder Finanzbehörde
Rechnungsdatum fehlt	Rechnung nicht formell gültig
Archivierung nicht GoBD-konform	Schätzungsrisiken bei Betriebsprüfung

7. Tools und Automatisierung: So behalten Sie den Überblick

Mit steigender Anzahl an Bestellungen ist es nahezu unmöglich, Rechnungen manuell zu erstellen. Gleichzeitig verschärft sich mit der E-Rechnungspflicht die Rechtslage für E-Commerce-Händler im B2B-Bereich. Folgende Tools können Sie bei der automatisierten und rechtssicheren Rechnungsstellung im E-Commerce unterstützen:

✅ Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme:

sevDesk
lexoffice
Debitoor
FastBill
Billbee (für Multichannel-Verkäufer)
easybill

✅ ERP- und Shop-Systeme:

Shopify
WooCommerce
Shopware & Co.

Tipp: Achten Sie auf DATEV-Schnittstellen, wenn Sie mit einer Steuerberatungskanzlei zusammenarbeiten – das erleichtert die Übergabe enorm.

✅ Vorteile der Automatisierung:

Zeitersparnis
Minimierung von Fehlern
Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen
Einheitliches Erscheinungsbild
Rechtssichere Prozesse
Dunkelbuchungen möglich

8. Fazit: Rechtssichere Rechnungen sind ein Muss im E-Commerce

Im E-Commerce bilden Rechnungen die Grundlage für eine ordnungsgemäße Buchführung, eine korrekte Steuererklärung und die rechtliche Absicherung im Geschäftsalltag. Da die gesetzlichen Vorgaben komplex sind und sich regelmäßig ändern, empfiehlt es sich, die Prozesse fachlich abzusichern. Da sich Vorgaben im Onlinehandel schnell ändern, ist die enge Zusammenarbeit mit der Steuerberatung unverzichtbar, um alle Rechnungen rechtssicher zu erstellen.

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Wenn Sie sich unsicher sind, ob Ihre Rechnungsstellung allen Anforderungen genügt oder wenn Sie Ihre Prozesse effizienter gestalten möchten: sprechen Sie uns gerne an. Gerade im E-Commerce lohnt sich eine enge Zusammenarbeit mit Fachleuten.

Zur Kontaktanfrage 040 284 645 390

FAQ zur Rechnungsstellung im E-Commerce

Müssen Kleinunternehmer eine Rechnung ausstellen?

Kleinunternehmer sind zur Rechnungsstellung ohne Ausweis der Umsatzsteuer verpflichtet. Sie müssen einen Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ auf der Rechnung anbringen.

Kann das Shopsystem Rechnungen automatisch erstellen?

Viele Shopsysteme enthalten eine Funktion für die Abrechnung. Achten Sie jedoch darauf, dass alle Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten sind und eine korrekte Nummerierung erfolgt.

Sind Rechnungen auch bei Verkäufen ins Ausland notwendig?

Unbedingt. Für innergemeinschaftliche und Drittlandslieferungen gelten sogar besondere Anforderungen.

Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Rechnungen?

Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, unabhängig davon, ob sie elektronisch oder in Papierform erstellt wurden.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung mit fehlerhaften Rechnungen?

Fallen fehlerhafte Rechnungen bei einer Betriebsprüfung auf, kann das Finanzamt Vorsteuerabzüge verweigern, Umsätze schätzen oder steuerliche Nachforderungen stellen. Eine saubere Rechnungsstellung schützt Sie vor diesen Risiken.

Disclaimer

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