Bevor sie mit ihrer eigentlichen Geschäftstätigkeit loslegen können, sind alle Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler in Deutschland dazu verpflichtet, einen umfangreichen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen und an das Finanzamt zu übermitteln. Von diesem erhalten sie dann eine entsprechende Steuernummer, ohne welche keine Unternehmens-Eröffnung möglich ist.
Erfahren Sie hier, was Sie bei der Bearbeitung des Erfassungsbogens beachten sollten, oder lassen Sie sich die Arbeit zur steuerlichen Erfassung von unseren erfahrenen Steuerberaterinnen & Steuerberatern abnehmen. Häufige Fallstricke sind:
- die Schätzung des Gewinns und der Umsatzsteuer,
- die Einschätzung, ob die Kleinunternehmerregelung greift,
- und das Ausfüllen der Erfassung für GmbHs und UGs.
Für eine erfolgreiche Gründung
Das Wichtigste vorab
Nachdem Unternehmer:innen bzw. Selbstständige ihre Gewerbeanmeldung vorgenommen haben, erhalten diese ein Willkommensschreiben vom Finanzamt mit dem Hinweis zur steuerlichen Erfassung, welche in der Regel innerhalb von 3 bis 4 Wochen in digitaler Form über das Portal ELSTER erfolgen muss. Das Formular können Sie auch bereits vor Erhalt des Finanzamt-Schreibens bearbeiten und übermitteln.
Sonderregelung Freiberufler:innen: Als Freiberufler:in erhalten Sie keinen Brief vom Finanzamt, da Sie keine Gewerbeanmeldung vornehmen. Sie können daher direkt mit der ELSTER Anmeldung und der Bearbeitung starten.
Steuerliche Erfassung bei ELSTER
So geht's weiter
Steuerlicher Erfassungsbogen für jede Rechtsform
Besonderheiten im Fragebogen für Kapitalgesellschaften
Beim steuerlichen Erfassungsbogen einer Kapitalgesellschaft wie GmbH oder UG:
- Abschnitt 1: Hier müssen die Angaben zur Kapitalgesellschaft (Firmenname, Kontaktdaten) gemacht werden.
- Abschnitt 4: Wer ist die/der gesetzliche Vertreter:in (Geschäftsführer:in) inkl. Angaben?
- Abschnitt 8: Wenn ein Handelsregister-Eintrag vorgenommen wird, muss zur steuerlichen Anmeldung der Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung eingereicht werden.
- Abschnitt 9: Hier wird die Eröffnungsbilanz eingetragen.
- Abschnitt 10: Alle Anteilseigner:innen (Gesellschafter:innen) inkl. Kontaktdaten, Steuernummer und Anteilshöhe müssen angegeben werden.
- Abschnitt 11: Handelt es sich um eine Sach- oder Bargründung?
- Abschnitt 12: Informationen zur Betriebsaufspaltung, falls zutreffend.
- Abschnitt 13: Wenn eine KG als Gesellschafterin der Kapitalgesellschaft auftritt, müssen hier Zusatzangaben zur Gesellschaft gemacht werden.
- Abschnitt 15: Die Steuervorauszahlungen bei Kapitalgesellschaften betreffen Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer.
- Abschnitt 22: Zu den weiteren Unterlagen von Kapitalgesellschaften, die für die steuerliche Anmeldung relevant sind, gehören z.B.: Sachgründungsbericht, Verträge über atypische stille Beteiligungen oder Gewinnabführungsverträge.
Besonderheiten im Fragebogen für Personengesellschaften
Beim steuerlichen Erfassungsbogen für Personengesellschaften wie einer GbR, KG oder OHG:
- Abschnitt 1: Hier sind allgemeine Angaben zur Gesellschaft gefragt (statt Angaben zur Person).
- Abschnitt 8: Aufgeführt werden müssen alle Vertreter der Gesellschaft – also Gesellschafter:innen und Geschäftsführer:innen.
- Abschnitt 11: Gehört die Personengesellschaft zu einem Konzern?
- Abschnitt 12: Bei Personengesellschaften ist die Einreichung der Eröffnungsbilanz notwendig.
- Abschnitt 13: Hier erfolgt eine Schätzung des auf jede:n Gesellschafter:in entfallenden Gewinnanteils im Eröffnungs- und Folgejahr. Außerdem müssen persönliche Angaben aller Beteiligten und Informationen zur Art der Beteiligung gegeben werden.
- Abschnitt 21: Zusätzliche Unterlagen bei Personengesellschaften sind der Gesellschaftsvertrag, Umwandlungsverträge und Verträge zwischen Gesellschaftern und Gesellschaft.
Fragebogen für Einzelunternehmen
Gilt als die Voraussetzung für die Aufnahme einer gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit.
- Abschnitt 7: Die Art der Tätigkeit sollte möglichst genau beschrieben werden - bestenfalls wie im Gewerbeschein. Als Bezeichnung des Unternehmens wird der vollständige Vor- und Nachname des Einzelunternehmers hinterlegt.
- Abschnitt 12: Falls in den letzten 5 Jahren bereits eine gewerbliche/selbstständige oder eine land- und forstwirtschaftliche Tätigkeit ausgeübt wurde, muss dies hier hinterlegt werden.
- Abschnitt 13: Zugehörigkeit des Einzelunternehmens zu einem Konzern eintragen, falls zutreffend.
- Abschnitt 14: Schätzung der erwarteten Gewinne für das laufende und folgende Geschäftsjahr.
- Abschnitt 15: Als Gewinnermittlungsart wird in der Regel EÜR oder Bilanzierung (in ELSTER “Betriebsvermögensvergleich” genannt) gewählt.
- Abschnitt 18: Für die Kleinunternehmerregelung darf nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz im Gründungsjahr und nicht mehr als 50.000 Euro geplanter Umsatz im Folgejahr angesetzt werden. Falls auf die Anwendung der Regelung verzichtet wird, muss ebenfalls die Höhe der Umsatzsteuer und die entsprechende Zahllast/den entsprechenden Überschuss geschätzt werden.
- Abschnitt 22: Gesonderte Unterlagen sind z. B. die Teilnahmeerklärung für das SEPA-Verfahren oder Verträge bei Übernahme/Umwandlung des Einzelunternehmens.
Fragebogen übermitteln
Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt? Unterlagen hinzugefügt? Im letzten Schritt übermitteln Sie Ihre steuerliche Erfassung an das Finanzamt. Auch diesen Service übernehmen wir gern für Sie. Im Anschluss erhalten Sie eine Steuernummer für zukünftige steuerliche Angelegenheiten. Und schon sind Sie steuerlich registriert.
Sie benötigen professionelle Rechtsberatung bei der Gründung Ihres Unternehmens? Dann stehen Ihnen die Anwälte unserer digitalen Partnerkanzlei moonlaw gerne unterstützend zur Seite.
Häufige Fragen zur steuerlichen Erfassung
Kann ich im steuerlichen Erfassungsbogen mein privates Bankkonto angeben?
Im steuerlichen Erfassungsbogen sollten Sie in der Regel Ihr geschäftliches Bankkonto angeben, insbesondere wenn es um die Erfassung von Einkünften aus selbstständiger Tätigkeit oder Gewerbebetrieb geht. Das private Bankkonto ist normalerweise nicht für geschäftliche Transaktionen vorgesehen. Es ist wichtig, geschäftliche und private Finanzen getrennt zu halten, um eine klare Übersicht über Ihre Einnahmen und Ausgaben zu haben.
Was passiert, wenn ich meine Umsatz- und Gewinnprognose zu hoch oder zu niedrig ansetze?
Wenn Sie bei der steuerlichen Erfassung Ihre Umsatz- und Gewinnprognose zu hoch ansetzen, kann das dazu führen, dass Sie höhere Vorauszahlungen auf die Einkommensteuer oder die Umsatzsteuer leisten müssen, als tatsächlich erforderlich. Dies kann Ihre Liquidität belasten, da Sie Geld vorab zahlen, das Sie möglicherweise nicht verdienen. Setzen Sie die Prognose hingegen zu niedrig an, könnte es sein, dass Sie zu geringe Vorauszahlungen leisten. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise am Ende des Jahres eine Nachzahlung leisten, was zu finanziellen Engpässen führen kann. Zudem könnte das Finanzamt bei einer signifikanten Abweichung von den Prognosen eine Überprüfung Ihrer Angaben vornehmen. Es ist daher ratsam, realistische und gut durchdachte Prognosen zu erstellen und gegebenenfalls Rücklagen für Nachzahlungen einzuplanen. Zudem können Vorauszahlungen nachträglich jederzeit nach oben oder unten über einen Antrag beim Finanzamt angepasst werden.
Kann ich mich auch nachträglich noch für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheiden?
Ja, Sie können sich in bestimmten Fällen nachträglich für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheiden. Allerdings müssen Sie dabei einige wichtige Punkte beachten. Die Kleinunternehmerregelung kann nur in Anspruch genommen werden, wenn Ihr Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigen wird. Wenn Sie diese Voraussetzungen erfüllen, können Sie die Kleinunternehmerregelung auch nachträglich beantragen, indem Sie dies dem Finanzamt mitteilen. Es ist jedoch wichtig, dies rechtzeitig zu tun, da die Regelung in der Regel nur für zukünftige Umsätze gilt und nicht rückwirkend für bereits erzielte Umsätze angewendet werden kann.
Was spricht für die Soll-Versteuerung und was für die Ist-Versteuerung?
Die Soll-Versteuerung kann zu Liquiditätsengpässen führen, wenn Rechnungen mit hohen Beträgen geschrieben und von Kunden nicht bezahlt werden. Besser kann daher die Wahl der Ist-Versteuerung sein, für die Sie im Vorjahr einen Antrag beim Finanzamt stellen können.
Dürfen der Ort der Geschäftsleitung und der Betriebsstätten voneinander abweichen?
Ja, der Ort der Geschäftsleitung und die Betriebsstätten dürfen in der steuerlichen Erfassung voneinander abweichen. Der Ort der Geschäftsleitung ist der Ort, an dem die unternehmerischen Entscheidungen getroffen werden und wo die zentrale Verwaltung des Unternehmens stattfindet. Dies kann beispielsweise das Büro des Geschäftsführers oder der Hauptsitz des Unternehmens sein. Die Betriebsstätten hingegen sind die physischen Standorte, an denen das Unternehmen tatsächlich tätig ist, wie Produktionsstätten, Verkaufsstellen oder Lager. Es ist durchaus möglich, dass ein Unternehmen seinen Hauptsitz an einem Ort hat, während es mehrere Betriebsstätten an anderen Orten betreibt. Wichtig ist, dass Sie beide Orte korrekt in der steuerlichen Erfassung angeben, da dies für die steuerliche Behandlung und die Zuordnung von Einkünften relevant sein kann.
Benötige ich eine zusätzliche steuerliche Erfassung, wenn ich eine Photovoltaik-Anlage in Betrieb nehme?
Ja, wenn Sie eine Photovoltaik-Anlage in Betrieb nehmen und damit Einkünfte erzielen, benötigen Sie in der Regel eine zusätzliche steuerliche Erfassung. Die Einnahmen aus der Einspeisung von Strom ins öffentliche Netz oder aus dem Betrieb der Anlage müssen in Ihrer Steuererklärung angegeben werden.
